Als Fakturierung wird in Unternehmen der Vorgang bezeichnet, bei dem Rechnungen in die gesetzlich vorgeschriebene Form gebracht werden. Das bedeutet, dass die Inhalte der Faktura wie geleistete Dienstleistungen, Steuernummer und Bankverbindung enthalten sein müssen, damit am Ende eine Rechnung erstellt werden kann, die den Formalien entspricht. Dabei gibt es Mindestanforderungen, die in jedem Fall eingehalten werden müssen, damit eine Rechnung vor dem Gesetz Bestand hat und nicht so einfach angefochten werden kann.
Inhaltsverzeichnis:
Mindestanforderungen bei der Fakturierung
Folgende Informationen muss eine Rechnung enthalten, damit sie vor dem Gesetzgeber Bestand hat:
Name und Anschrift von Ersteller und Empfänger der Rechnung, das Leistungsdatum, eine Liste aller gelieferten Waren und erbrachter Dienstleistungen mit Nettopreis, Steuersatz & Steuernummer, den Bruttobetrag, die Zahlungsbedingungen, das Datum der Erstellung, eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
Unterschied von Vor- und Nachfaktorierung
In der Praxis werden häufig zuerst die Rechnungen für einen Kunden erstellt und erst dann folgt die Zusammenstellung seiner Bestellung. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als Vorfakturierung, während ein Erstellen der Rechnung nachdem die Bestellung zusammengestellt wurde, als Nachfakturierung bezeichnet wird. Viele Online-Shops arbeiten mit der Vorfakturierung und die Kunden können das häufig an manuell abgehakten Posten auf ihrem Rechnungsausdruck erkennen.
Software für die Fakturierung
Viele Unternehmen nutzen bereits eine Software zur Fakturierung und der Markt bietet hier ganz unterschiedliche Lösungen. Wichtig für die Praxis ist in jedem Fall, dass die Bedienung des Programms intuitiv erfolgt, damit die Mitarbeiter nicht aufwändig geschult werden müssen. Zudem muss sich die Software personalisieren lassen, damit alle notwendigen Angaben eingepflegt und unnötige Lücken vermieden werden können. Weitere Tipps für die Fakturierung gibt es online und hier werden immer wieder neue Softwareprodukte vorgestellt, die zum Teil auch kostenlos getestet werden können. In der Praxis kristallisiert sich nämlich schnell heraus welches Programm am besten mit dem Unternehmen harmoniert und möglichst kurze Eingewöhnungsphasen verlangt.